一、签证受理

接案人员根据各国签证要求检查申请材料，在材料准确、完整的情况下接受材料，录入相关信息，如申请美国和英国签证，为申请人出具赴领馆面谈和按指纹通知单，申请人根据通知单上的时间前往领馆面谈和按指纹。接案人员只接受出访单位专办人员前来办理，不接受中介机构代办。非专办员来办理需出具单位介绍信方可受理。

申请人提供主要申请材料如下：

1、签证申请人须履行因公出国审批手续，在办理签证时准备相关出国任务审批材料以便查验；

2、提供《申请出国签证事项表》；填写事项表应字迹工整，项目齐全，事项表上要有被授权部门负责人签署及公章，事项表上办案意见与签证办理国家、办理天数及签证次数一致；

3、提供有效期至少半年以上的因公护照；持照人要在护照上签名；护照上内容不得涂改并与申请人一致，检查护照打印是否有技术性错误，是否漏盖章、漏签署、贴错照片等，持照人是否签名；有无质量问题，如塑封不牢、缺损等；护照有效期至少应在半年以上（大部分国家对此有严格要求，有些国家甚至要求签证到期后仍有半年有效期），如期限不够应及时办理换照；检查签证页，看是否有足够页面供做签证和加盖各种检验章；是否已有拟申办国（特别是申根国家和美英等颁发长期多次有效签证国家）有效签证；

以色列与伊朗、伊拉克、科威特、黎巴嫩、沙特、叙利亚、也门、阿联酋、利比亚、阿尔及利亚等国家无外交关系，如护照上有以色列签证，上述国家将拒发签证。朝鲜与韩国亦属相似情况。

4、填写外国签证申请表，幷经申请人签字认可；签证表填写字迹要工整，内容齐全。申请表上工作单位应填写“对外身份”，与邀请信和对外提供的申请材料相一致，不得填写团长、团员，应填写对外职务、身份，如：处长、经理、教授、工程师、业务员等。应注意不要将部队番号等保密单位、不便对外的身份填上去。发照地点与护照上一致、美国、德国、巴西、尼日利亚、爱尔兰等国签证申请表须网上在线填写并打印。墨西哥、秘鲁等国家要求申请人在签证申请表上按指纹，留取指纹时要用黑色的墨或印泥，指纹要求清晰。

5、提交符合申办国签证要求照片，大部分国家要求申请人提供白底、免冠、清晰、近期、小二寸照片。

6、提供符合要求的外国邀请信及有关材料，外方邀请信一般要求从本土发出的原件，有的使领馆可接受邀请信的传真件，但内容必须清晰可辨。无论邀请信是函或电，是原件或复印件，邀请信上必须有邀请单位名称、地址、电话、邀请人的署名及被邀请人姓名、单位、职务、护照号码、出生日期和地点、出访目的、时间和停留期限等。

单位派遣函由出访单位用有地址和电话的信笺纸英文打印（有的国家要求使用中文或西班牙文），内容需写明出访目的、出访时间和停留时间，同时，要写清楚出访人员的姓名、出生日期、职务、所持护照号码、年（月）收入，还需特别注明此次访问的往返国际旅费和食宿行费用由谁承担。如果还要顺访其他申根国家，应在派遣函中将全部行程写清楚。

二、收取费用

接案人员在接受签证申请材料后出具《领取因公护照签证凭证》，凭证上注明所需交纳办理签证相关费用，申请人据此凭证到缴费窗口缴纳费用，收费标准系根据江苏省物价局、江苏省财政厅《关于调整因公出国签证收费标准的批复》（苏价费【1999】42号、苏财综【1999】26号）：1、赴上海签证：1-5本每本收手续费120元，6-10本每本收100元，11-15本每本收90元，16-20本每本收80元，21本以上每本收70元，对出访一个国家以上的签证，每增加一国加收30元。2、赴北京签证：1-5本每本收手续费160元，6-10本每本收120元，11-15本每本收110元，16-20本每本收100元，21本以上每本收90元。使领馆签证费按各国签证费标准收取，各国使领馆根据汇率变动经常调整签证费标准。

三、材料审核

接案人员对签证申请团组提供有疑义的申请材料进行核查，要求补充相关详实证明及相关附件，对部分团组提供的出访行程及旅馆确认单进行核实。

四、照会打印

接案人员在《办理出国护照签证事项表》上提出拟办意见，并根据出国团组出访目的、邀请人情况、出访时期、出访事由、停留时间、申请签证次数出具签证照会样稿（部分国家附加外文照会）拟请处室分管领导审核签批。

五、照会签署及盖章

由签证中心分管领导对照邀请函和批件对相关申请人的照会信息审核把关，在《办理出国护照签证事项表》的签证公函审核人一栏中签署姓名及日期。由制证（照）岗位人员根据领导签署意见在签证照会上加盖:“江苏省人民政府外事办公室”公章。

六、签证材料递送

接案人员将送签材料装袋、编号、密封通过机要局分送北京、上海签证办事处，由办事处送相关国家的使领馆。送签材料须通过机要传递，如因特殊原因，申请团组需要自送签证材料须由出访单位书面申请，经分管领导签字同意，接案人员出具《自送介绍信》，出访单位凭我办出具的介绍信送至我办驻北京、上海办事处。

七、收集、反馈签证办理信息

在签证办理过程中，接案人员及时收集使领馆及驻京、沪办事处签证办理信息，将签证办理结果输入电脑，供出访团组网上查询。对使领馆要求补充相关材料，及时通知申请团组；对拒签团组记录，进行案例分析，对需再次办理签证团组进行指导；及时在江苏外办网站发布各国最新签证政策要求。

八、签证返回

我办驻京、沪办事处对使领馆做好签证的护照装袋、编号、密封通过机要部门发回我办（苏州、无锡市向驻沪领馆申请签证的护照由苏州、无锡市外办自行在沪办领取）。如因特殊原因，申请团组需要自取办妥签证的护照，须由出访单位书面申请，经护照签证处和签证中心分管领导签字同意后，接案人员将自取申请传真至我办驻京或驻沪办事处，自取团组方可在省外办驻京或驻沪办事处领取。

九、签证领取

办妥签证后，处方单位持《领取因公护照签证凭证》领取办妥签证护照，并检查签证上的内容：1、签证上的签发日期；2、出入境次数及有效期；3、停留时间；4、签证官签署及使领馆印章；5、姓名、性别、护照号码是否准确；6澳大利亚驻上海总领馆对我因公短期赴澳签证申请（456类）人员颁发无贴纸签证，已获得澳大利亚签证的申请人，须由省外办开具证明，并在出境时向边检出示。

十、签证核销

个别使领馆要求部分出访团组回国核销签证，出访团组在回国后立即将护照、登机牌、旅馆发票交签证接案人员，接案人员通过省外办驻北京、上海办事处转送使领馆进行销签，销签后护照退出访团组。